ヒアリングから構築、運用まで担当者の変更無し
大きな会社であればなかなかできないことだと思いますが、私たちの会社は、初回のヒアリングから構築、そしてその後の運用保守まで、お客様とやり取りする担当者が変わることはありません。「え、でも退職したらどうするの？」「異動は？」と気になられるかもしれませんが、少数精鋭で社員の数が多くないこともあり、創業以来、人が増えたことはあっても、減ったことはありません。そのため、担当者の退職による担当者変更もありませんし、異動による担当者変更もありません。
担当者変更が必ずしも悪いわけではありませんが、長い時間をかけて築いた人間関係はどうしても一からになってしまい、コミュニケーションコストが発生してしまいます。また、どれほど引き継ぎに時間を割いたとしても、そのプロジェクトの当事者が持つ知識や経験をすべて引き継ぐことは不可能です。
担当者が変わらないことで、どのような問い合わせにも的確かつスピーディーに対応することができます。しかも、共有している背景知識が非常に多いので、付き合いが長くなればなるほどその効率性が高まっていきます。
外部から、運用の引き継ぎもサポート
一般的な企業体であれば、同じ社員の方が同じプロジェクトをずっと担当し続けることの方が珍しいと思います。その際にいつも問題になるのが引き継ぎですが、ただでさえ混乱しがちな引き継ぎのプロセスの中で、十分にシステムの引き継ぎが行われないことも珍しくありません。社内の近い場所に前任者がいるのであれば尋ねやすいので大きな問題にはならないかもしれませんが、地理的に異なる場所に異動してしまったり、退職して社内にいなくなってしまったりした場合には少々困った事態に陥ってしまいます。
こうした場合でも、システム開発当初から関わり続けている人間が外部にいれば、そのシステム仕様がどうしてそうなったのか、また、どういった議論がなされて取捨選択がされたのか、といったことを的確に回答することが可能です。もちろん、すべての議論を一字一句覚えていることは不可能ですが、重要なことは議事録やメモ書きとして残し、こうした引き継ぎによる知識の損失を未然に防ぐことは可能です。
長期的な改修も見据えたフォロー
システム構築の際には、初期構築時にすべてを詰め込む必要もありません。予算や時間の都合で初期構築の仕様を絞り込み、事業の発展や競合環境の状況によって第二段階、第三段階といった具合に、段階的な改修を行うほうが有効な場合も多くあります。不確実なことが多い世の中で、当てずっぽうな前提を置くよりは、慎重に行くべきポイントは慎重に行くべきと考えます。
こうした長期的な視点でシステム開発を行っていく場合にも、担当者が変わらないことで二度手間、三度手間を防ぐことができます。さらには指標となるものを共有いただければ、適切なタイミングで改修のご提案を差し上げることも可能です。
システムは生き物です。できあがったその瞬間からどんどんと古くなっていくことは避けられません。継続的に改修をいれていくことで、より使いやすくなりますし、より業務効率を高めるシステムに進化させることができます。システムを作って終わり、ではもったいなさすぎます。
資金が十二分に貯まるのを待つよりは、できる範囲で段階的に投資してみてはいかがでしょうか。事業のことについても、共有いただける範囲でお話いただければ、一緒になって何が最善か、議論することができますので、ディスカッションパートナーとしてざっくばらんにご相談ください。