施設や部屋のような物理的なものから、レッスンや施術の予約のような時間枠まで、有限のもの、時間が関わるものを管理するのはいつの時代も非常に手間です。電話やメール、予約フォームと、様々な手段が混在していればなおさらです。
システム導入により、こうした乱雑な状況を整理し、入力から管理、サービス提供までの流れをスムーズにすることができます。ここでは施設・予約管理領域でシステムでどういったことができるのか、いくつかご紹介しています。
学生寮管理
大学であれば学生寮、企業体であれば社員寮と、物件まるごと、または部屋単位で寮を運用しているところも多いと思います。入寮にともなう手続きや、その賃料回収、トラブル等の記録など、一元管理することで寮管理効率を高めることができます。
入寮者のマイページ機能を追加すれば、そこへのお知らせの送信・掲示はもちろん、長期不在の連絡受け付けや、退居日連絡などもシステムで受け付けることができますので、データの手入力の手間から解放されます。また、賃料未払いの督促も自動でメールを飛ばすこともできるため、多数の寮、多数の部屋を管理している場合でも少人数で管理することが可能です。
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レンタル衣装管理
衣装カタログとして複数の写真を登録し、拠点ごとに何がいまどこにあるか、また、いつに利用予約が入っているかなど、様々な情報をシステムで一元管理することで、接客から配送までスムーズな業務フローを実現することができます。
衣装の修繕計画なども組み込むことで、一定回数の利用をこえた衣装を自動で抽出することもできるでしょうし、拠点間の配送日数を登録しておけば、いつからその衣装が予約可能になるかも高精度に計算できます。タブレット画面に対応すれば、接客の現場でお客様に見せながらの接客を行うのも効果的でしょう。
レッスン管理
音楽教室のレッスン、語学教室のレッスンなど、時間枠に対して利用者が予約するものも、システム化することで業務効率を大きく高めることができます。基本的な予約機能のみならず、振替に対する連絡や補充補完機能を設けておけば、急な講師の休みへの対応コストを大きく下げることができます。
また、レッスン教材や、自習・復習用の教材を登録できるようにしておけば、レッスン時間外での生徒満足度を高めることにもつながります。利用者の属性にあわせて、WEBベースのシステムに加えて、同じ仕組みを使ったスマートフォンアプリを検討するのも良いでしょう。
サロン予約管理
ヘアサロンやエステサロン、その他施術や治療を行うビジネスの予約管理にも、システムは活躍します。時間枠の予約にあわえて、様々なプロモーションにあわせて値段やサービスメニューを変化させるなど、マーケティング施策に連動するように構築することが一つのポイントです。
また、顧客カルテ機能を追加すれば、過去の施術や過去のスタイルなどを写真もあわせて記録していけるので、利用者にも施術者にもメリットがあります。情報が蓄積していけばいくほど、顧客満足度向上と、顧客が他へ流れるのを防ぐ効果を期待することができます。
会議室予約管理
貸し会議室のビジネスはもちろん、コワーキングオフィスの会議室予約も多くの場所で提供されるようになってきました。こうした会議室予約管理も、システム化することで柔軟かつ効率的な管理が可能になります。
単純な1室1時間ごとの貸し出し、といったケースはもちろん、9:00〜12:00といった固定時間枠での貸し出し、さらには、AとBの部屋を連結しての予約、といった具合に、施設の数や組み合わせ方、オプション料金の有無なども考慮しながら、適切な金額算出が可能です。また、空き枠状況も高精度にシミュレートできるため、ダブルブッキングを回避することもできます。